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展览现场管理的七大系统

会展现场管理是指会展管理者在某一具体时间、特定场所对参与事件的群体、物品、资金、信息等多项交叉任务进行协调与服务管理的总称。

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展览现场管理的七大系统

    会展现场管理是指会展管理者在某一具体时间、特定场所对参与事件的群体、物品、资金、信息等多项交叉任务进行协调与服务管理的总称。

    

1、接待管理系统

现场管理的任务,接待工作安排科学才能保证会展活动现场疏导与管理工作的顺利展开。在有条件的展览场所可以使用一些科技产品提高接待质量与速度,在条件稍差的地方,则可以在接待方面多安排一些工作人员与志愿者,以人力接待疏导为主。

展览接待任务如下:

识别来者身份,如参展商、专业观众、非专业观众、参会嘉宾、媒体记者、展位促销服务人员、会场服务人员等;制定人员流动疏导方案;协助办理相关证件;介绍展会活动的基本情况;协助办理相关商务手续

……

2、商务管理系统

分为财务管理系统、手续补办系统、商务租赁系统、证件补办系统。商务管理系统的工作量由展会前期工作量决定,如开展前大量工作已完成,现场工作量相对较小,如大量工作任务前期没有完成,就会造成现场商务管理任务繁重。

商务管理系统具体任务如下:

收取相关租赁费用;收取临时入场购票费用;办理会刊资料领取手续;填写各方制定的临时需求表格;编辑管理相关协议文本

……

3、后勤保障系统

现场主要物资管理与供应中心,如运输设备、仓储、餐饮、车辆调配等工作,后勤管理系统实际是一系列后勤活动管理的统称。

其具体任务如下:

现场相关运输设备管理与调度;现场展示租赁设备管理与回收;现场非展区装饰材料管理与回收;现场各类人员的管理与疏导

……

4、展区展务管理系统

又称为现场参展商服务,是组展方在展示场所为参展者提供的服务与协调展出事务的总称。

其主要任务如下:

展区测量与展品检查;更换与调整展位;展位施工与设备安装协调;展区广告内容核实

……

5、现场调度系统

也称为现场指挥中心,指展会召开时,会展组织管理者通过现场调度、调节、管制、指挥等方式,保证各系统的正常运行。

其相关任务如下:

协调各系统的相关任务;交叉性任务的指派;调配现场相关管理人员与服务人员;对现场各类突发事件作出处理决定;接待各系统的咨询意见并作出反馈

……

6、工程与设备系统

是会展活动主要建筑建设的核心系统。通常工程系统在进入现场管理阶段后,任务较为繁重,也是事故隐患***多的一个系统。

其相关任务如下:

标准展位运输、安装、检修、拆卸管理;特装展位施工管理;检查会展活动现场使用材料;展场通风、通气设备检修、安装管理

……

7、现场防护系统

是大型会展活动的重要监控与突发事件处理系统。

其主要任务如下:

维护展期社会安全防止各类事件发生;维护展区治安;协助核实人员身份;展区监控设备安装与检修

……


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